7.5.1 一般要求
組織的職業安全衛生管理系統應包括下列要項：
a) 本文件所要求的文件化資訊；
b) 組織為達成職業安全衛生管理系統有效性所決定 必要的文件化資訊；
備註：各組織間職業安全衛生管理系統文件化資訊的程度，可因下列因素而不同：
– 組織的規模及其活動、流程、產品和服務之類型 ；
– 展現履行法令要求事項及其他要求事項之需求；
– 過程(流程)及過程(流程)間交互作用之複雜性；
– 工作者之能力。
7.5.2 制定和更新
組織在建立及更新文件化資訊時，組織應確保適當的：
a) 識別和敘述(例如：標題、日期、作者或索引編號)；
b) 格式(例如：語言、軟體版本、圖表)與媒體(例如 ：紙本、電子檔)；
c) 審查並核准文件的適當性與充足性 。
7.5.3 文件化資訊之管制
職業安全衛生管理系統與本文件要求的文件化資訊應予以管制，以確保下列事項：
a) 在所需要的時間和場所，文件化資訊已備妥且適用 ；
b) 受到充分的保護(例如：防止機密外洩、不當使用或喪失完整性)。
可行時，組織對文件化資訊之管制，應著重於下列 作業：
– 分發、取得、檢索和使用；– 儲存和保存，包括維持其可讀性；
– 變更的管制(例如：版本控制)；
– 保存和放置。
組織決定職業安全衛生管理系統計畫與運作所需的外部文件應予以適當鑑別及管制 。
備註 1：存取可指限允許瀏覽文件化資訊的權限或允許和授權瀏覽和變更文件化資訊 。
備註 2：存取相關文件化資訊途徑包含經由工作者及工作者代表(若有) 。
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使用指引 (附錄A)
將文件化資訊之複雜度儘可能降低是非常重要的，以確保同時兼顧有效性、效率及簡易性。
文件化資訊須包括處理法規要求事項及其他要求事項之規劃，也包括此等措施有效性之評估。
7.5.3 所述措施是特別針對防止過時的文件化資訊被誤用。機密性資訊範例包括個人及醫療資訊。
條文解析 (白話說明)
1) ISO45001所要求的文件資訊，包括有職安衛管理系統之範圍、職安衛政策、職安衛管理系統相關角色與權限、風險和機會、處理和判斷風險和機會(6.1.2~6.1.4)的流程與行動，職安衛風險評估方法及準則、法規要求、職安衛目標與達成規劃之證據、適任性證據、溝通證據、作業管制、緊急應變流程與計畫、監督量測分析及績效評估之證據、守規性評估、內部稽核計畫及結果、管理審查、事件或不符合後續所採取的後續行動、矯正措施。
2)除上述文件化資訊外，組織認為達成職安衛管理有效性之必要文件化資訊，例如: 職業安全衛生管理計畫、自動檢查紀錄、化學品管理程序、堆高機作業標準、固定式起種作業標準..等。
4)國際標準所要求文件分為需形成的文件化資訊(執行的依循準則，如作業流程說明、作業執行標準)與需保留的文件化資訊(執行過程之證據，如檢驗紀錄表、會議紀錄..等)。
文件化複雜程度取決於：
a) 公司的組織規模及風險程度、守規義務。
b) 作業過程的複雜性及各相關功能組織間相互影響程度。
c) 各級人員對於職安衛管理系統及作業過程的認知與適任情形。
７．５．３
1) 應確保使用單位獲得與其相關且正確的文件，已被任何時候的使用。
文件為公司的資產應保護，避免資產外流，公司可以加蓋管制章，避免不當使用。
2)文件化之管制也應考量下列方式執行 :
a) 應經過分發予需要使用之單位，並針對文件建立保管機制，以利後續問題追溯檢所使用。
b) 文件儲存時避免任意地丟棄、放置、塗改、損毀、遺失、造成文件無法使用。
C) 文件因應公司政策發展或者使用單位之調整變化，文件皆為系統預防規劃的結果，任何文件變更皆牽涉到系統規劃的變更，故應建立文件變更的管制，以利系統調整之追朔。
常見的文件變更會記錄於文件履歷表，每次變更皆以版本進階進行識別。
d)保留與處置一般包括文件保存的年限及報廢文件的處理。
E) 應注意職安衛法規，所要求相關紀錄之保存年限。
F) 組織應決定是當鑑別與職安衛管理系統規劃與運作之外來文件，例如:ISO45001、與職業安全衛生有關之設備保養或操作說明書。
稽核問項 (自我查核)
組織在建立及更新文件化資訊時，應確保下列適當之措施：
a) 識別與敘述(例：標題、日期、作者或索引編號) 。
b)格式(例：語言、軟體版本、圖示)與媒體(例：紙本、電子資料) 。
c) 適合性與充分性之審查與核准。
稽核路徑 (稽核方式)
新制定文件與文件改版更新時，針對文件的要求如下 ;
1)為了確保文件能辨識，文件應分類管理。一般的分類可以依據文件的類別區分，如管理手冊、程序書、管理辦法、作業標準、作業指導書、記錄表單或者依其作業屬性、建立編號或者依其建立的日期、作者等作區分。
2)文件，為了方便取得、閱讀及管理，可要求文件書寫的格式，如 a) 目的 b)範圍 c) 名詞說明 d) 權責 e) 作業內容 f) 相關文件表單，也可以流程圖方式呈現。
-文件要考量，使用單位之閱讀能力製作，如有外籍勞工的工作現場，其要求的作業標準文件應有其國籍對應的翻譯版本文件。
- 紙本或電子化的媒體皆應考量，公司的資源與使用單位的適當性，如，沒有電子設備可取閱文件時，則應考量提供紙本的方式。全公司電子化系統執行時，則可以因環保、便捷採取電子文件方式運作。
3) 文件之制定與改版，牽涉到公司職安衛系統之變更，故應謹慎評估後進行。所以，文件使用前須經過核准其適切性，也就是各項文件的審查、核准人員之權限應明文訂定(定訂 ?)，在文件使用前均經權責人員審核，確保文件的適切有效。